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Cómo mejorar la gestión del tiempo en el trabajo: consejos y trucos para la optimización de recursos
Artículo publicado en IEBSchool
Escrito por: Eduardo Martinez Fustero
Cómo mejorar la gestión del tiempo en el trabajo: consejos y trucos para la optimización de recursos
«No tengo tiempo». Todos hemos oído esta recurrente expresión. Sin embargo no deberíamos hablar de escasez de tiempo sino de una mala planificación del mismo. Todos disponemos de los mismos 7 días de la semana con sus 24 horas cada uno y su adecuada administración depende únicamente de nosotros.
La gestión del tiempo es fundamental en una sociedad en la que vivimos sobrecargados de tareas y distracciones, informalmente conocidos como «ladrones de tiempo». Con la gestión del tiempo nuestra productividad se dispara mejorando la calidad del trabajo y, en última instancia, los beneficios generados para la empresa. A nivel personal, una adecuada gestión del tiempo es esencial para mantener una adecuada calidad de vida: la mala gestión del tiempo puede llegar a provocar estrés, ansiedad y caos.
En primer lugar, debemos trabajar en un entorno ordenado y organizado. No podemos comenzar a hablar de la gestión y administración del tiempo si nuestra mesa de trabajo está totalmente desordenada. Deberemos dedicar unos minutos, preferiblemente al final de la jornada laboral, para recoger y clasificar documentos, folios y herramientas de trabajo con el propósito de contar con un entorno organizado.
La agenda es nuestra mejor herramienta en la gestión del tiempo. Algo tan simple como una libreta y un bolígrafo nos permite planificar, organizar y priorizar todas nuestras tareas además de nuestras citas y nuestros compromisos. Debemos tenerla siempre disponible para apuntar nuestros nuevos compromisos y poder revisarla regularmente para recordarlos.
Paso previo a la planificación de las tareas es el establecimiento de los objetivos. Estos deben ser ambiciosos pero también realistas y alcanzables para ser capaces de motivarnos y estimularnos.
En función de los objetivos marcados planificaremos nuestras tareas y funciones. Es recomendable identificar por adelantado las tareas a realizar cada semana (o cada mes, en función de la magnitud del proyecto).
Con la agenda en la mano podremos priorizar. Al otorgar una jerarquía a las tareas podremos reservar el tiempo suficiente para realizar las importantes. Es fundamental definir cuáles son las tareas prioritarias para asegurarnos de su ejecución.
Cuando ya tengamos tiempo asignado para realizar cada tarea prioritaria podremos planificar la realización de las tareas no prioritarias. Siempre tenemos que contar con un margen para afrontar posibles imprevistos.
Debemos conocer cuáles son nuestras horas de mejor rendimiento, en las que estamos más concentrados. Intentaremos realizar las tareas prioritarias en estos tiempos para realizarlas del modo más eficiente posible. Las tareas no prioritarias las realizaremos siempre en nuestras franjas horarias de menor rendimiento (que aunque dependen de cada persona por lo general suele ser después de comer o al final de la jornada laboral).
Si contamos con tareas complejas lo ideal es descomponerlas en tareas más pequeñas. Por ejemplo, la metodología Scrum permite abordar proyectos complejos descomponiendo el proyecto en pequeñas tareas y optimizando recursos de tiempo, económicos y de organización de equipo.
Tenemos que aprender a delegar responsabilidades. No todos ejecutamos con la misma eficiencia. Tenemos que centrarnos en aquellas tareas que realizamos especialmente bien delegando el resto en personas de confianza con competencias para realizarlas mejor que nosotros: realizarán la tarea en un tiempo menor, a un coste inferior y con una calidad superior.
Al finalizar el plazo que habíamos reservado para la ejecución de las tareas tenemos que realizar un ejercicio de control: ver qué tareas de las que nos habíamos comprometido hemos realizado, cuáles no hemos acometido y por qué no lo hemos hecho.
El descanso es elemental en la gestión del tiempo. Para aprovechar al máximo nuestro tiempo no hace falta estar trabajando toda la jornada laboral sino que el tiempo que lo hagamos saquemos toda nuestra productividad. Los descansos nos permiten recobrar energías, desconectar de tareas poco agradables y llenarnos de optimismo.
Muchas veces la mala gestión del tiempo tiene su origen en malos hábitos. Nunca dejes de cuestionarte tu mecánica de trabajo para implementar mejoras.
Y, por último, identifica tus principales vías de pérdida de tiempo (los famosos ladrones de tiempo) y prepara un plan para combatirlos.
Los principales ladrones de tiempo: cómo identificarlos y propuestas de solución
Los ladrones de tiempo son aquellos factores que consumen tiempo indiscriminadamente. Si los identificamos podremos preparar una estrategia para minimizarlos todo lo posible.
Las interrupciones son las peores enemigas de la organización y la gestión del tiempo. Cada vez que se produce una interrupción tardamos unos cuantos minutos en recuperar completamente la concentración. Concentración baja implica productividad baja y un aumento en la probabilidad de cometer un error (que posteriormente deberemos subsanar consumiendo tiempo).
El teléfono es uno de los mayores ladrones de tiempo. Interrumpir una tarea prioritaria por atender el teléfono nos hará perder nuestra concentración y nuestro tiempo. Todos tenemos la necesidad imperiosa de coger el teléfono tan pronto como lo oímos pero no nos engañemos, una llamada telefónica en sí no es prioritaria aunque puede que lo sea el mensaje. Si recibes una llamada y estás realizando una tarea prioritaria no te preocupes, el interlocutor te dejará un mensaje en el buzón de voz al que podrás acceder una vez finalizada la tarea. Si no tienes más remedio que coger la llamada se breve y directo. No des rodeos y ve directamente al grano para concluir la conversación en el menor tiempo posible.
Mantén tu Smartphone bien alejado y, al ser posible, desconectado. Las distracciones de este dispositivo son múltiples y muy dañinas para nuestra productividad: mensajería instantánea, redes sociales, Internet, etcétera.
Las visitas no deseadas son totalmente inaceptables. Salvo que el motivo de la visita sea urgente o el visitante sea alguien al que tengamos que dar prioridad (nuestro principal cliente por ejemplo) no deberemos aceptar visitas no planificadas.
El correo electrónico es uno de los males de la era digital ¿Cuántas veces al día, a la hora, somos capaces de revisar el correo? Seguramente demasiadas. Bien usado es una herramienta muy útil pero por lo general está muy mal gestionada. Las cuentas de correo electrónico están invadidas de spam, cadenas de mails y tareas importantes sin catalogar.
Gestionar el correo electrónico es una tarea que puede prolongarse mucho más de lo recomendable. Por ello, deberías usar un buen filtro antispam, fijar un intervalo de tiempo fijo para revisar correos y contestarlos, poner filtros, etiquetar correctamente, fragmentar la bandeja de entrada son algunas opciones básicas que todos deberíamos tener.
Respecto a las reuniones, si queremos gestionar adecuadamente nuestro tiempo deberemos asistir sólo a aquellas que tengan un objetivo definido. Las reuniones no tienen por qué ser improductivas, es más, una reunión con los objetivos bien definidos ayudará a planificar las tareas ahorrándonos mucho tiempo.
Aplazar tareas desagradables o complejas es contraproducente a la hora de gestionar el tiempo: se pierde demasiado tiempo buscando excusas para aplazar la tarea. Afróntalas cuanto antes y en tus momentos más productivos para quitártelas de encima en el menor tiempo posible.
No comiences nunca las tareas sin haberlas planificado. La planificación tiene que preceder siempre a la acción o perderemos mucho tiempo bloqueados y sin saber qué dirección tomar.
La falta de comunicación es otro de los grandes problemas a nivel de la organización. Si la comunicación de los nuevos objetivos y tareas no se hace del modo adecuado posiblemente se tendrá que repetir consumiendo tiempo innecesariamente.
Y, por último, la multitarea es otro de los grandes ladrones de tiempo. ¿Cuántas veces estamos terminando un informe pero antes de terminar recordamos que tenemos que contestar un correo? Si estás realizando una tarea lo mejor es que anotes la nueva tarea para realizarla posteriormente y prosigas hasta terminarla.
